Le Golf Club de Verbier recrute !

Généralités

• Engagement contractuel auprès de l’Association du Golf Club de Verbier (ci-après GCV), représentée par son président, pour le poste de secrétaire administratif-ve.
• Rattachement hiérarchique direct au Directeur du Golf, Thomas Grech.
• Entretenir de bonnes relations professionnelles et assurer une collaboration constructive avec l’ensemble des des collaborateurs du GCV, les partenaires du Club, les représentants de l’employeur ainsi que les différentes sections du Club.
• Engagement à temps plein (100 %) sur toute la période d’ouverture du Golf Club de Verbier, soit de mi-mai à début novembre. Etre disponible les weekends et jours fériés, selon les besoins du GCV. En raison de l’activité saisonnière du Golf Club, la prise de vacances est privilégiée en dehors de la période de haute saison, notamment du 1^er juillet au 15 septembre.
• La planification des horaires assurée par le Directeur.
• Les horaires de travail peuvent être modifiés en fonction des besoins organisationnels.
• Veiller au bon entretien et à l’utilisation appropriée des locaux, des installations et du matériel mis à disposition.
• Adopter en tout temps une attitude professionnelle, accueillante, courtoise et serviable, et veiller à présenter une tenue et une apparence soignée.

Soutien administrative, MARKETING ET OPERATIONNEL du Golf Club Verbier

Mission Général :

• Personne polyvalente, disponible selon le planning défini, particulièrement lors des manifestations organisées par le GCV, des compétitions et notamment les weekends-ends.
• Assurer un accueil aimable et professionnel des membres et des visiteurs.
• Assurer les tâches administratives et le soutien organisationnel nécessaires au fonctionnement quotidien du club.
• Comprendre et intégrer le fonctionnement d’une association telle que le GCV, notamment en matière d’administration, d’infrastructures et de compétitions.
• Assurer la gestion de la comptabilité préparatoire du GCV, en collaboration avec la trésorière, le Directeur et la Fiduciaire, ainsi que la coordination du marketing et de la communication.

Accueil et service clientèle :

·         Assurer un accueil chaleureux, courtois et professionnel des membres, joueurs visiteurs, sponsors etc.

·         Répondre aux appels téléphoniques et aux e-mails.

·         Renseigner les membres et visiteurs sur les installations, tarifs, compétitions et services du club.

·         Gérer les réservations ainsi que les ventes de green-fees et les locations de voiturettes, chariots et clubs de golf.

·         Informer les joueurs sur l’état du parcours ainsi que sur les règles temporaires en vigueur.

·         Apporter une assistance professionnelle aux joueurs en répondant à leurs questions et en traitant leurs demandes spécifiques.

Comptabilité :

• Etre responsable de la tenue de la comptabilité, des pièces et des écritures en collaboration avec la trésorière, le Directeur, la fiduciaire et les contrôleurs de comptes. La comptabilité est bouclée annuellement par la Fiduciaire.
• Assurer la saisie (WinBiz) et la vérification des factures et pièces justificatives, ainsi que leur classement et leur archivage, tant sur format papier que numérique.
• Assurer la gestion de la caisse, maintenir le journal, enregistrer les produits issus des ventes et des locations et assurer le bouclement de fin de journée.
• Assurer une collaboration étroite avec la trésorière et les contrôleurs des comptes.
• Consacrer le temps nécessaire aux écritures comptables durant et en dehors de la période d’ouverture du GCV, et mettre les documents comptables à disposition sur demande de l’employeur.
• Préparer les analyses mensuelles du chiffre d’affaires et des charges, et transmettre une synthèse au comité et directeur.
• Apporter un soutien au trésorier et Directeur dans la préparation et le suivi du budget du GCV.

Secrétariat / Administration :

• Exécution des tâches nécessaires au bon fonctionnement administratif du club.
• Assurer les tâches administratives courantes (courrier, classement, saisie de données)
• Mettre à jour les informations des membres (coordonnées, handicap, abonnements)
• Gérer les inscriptions aux compétitions et événements
• Utiliser les logiciels de gestion (ex. PC Caddie, Winbiz pour la compatibilité, MS365)

Marketing / communication

• Réaliser la stratégie et les tactiques marketing et de communication en accord avec le comité ou son délégué. Proposer et assurer le budget marketing annuel.
• Planifier les actions de communication et veiller à leur mise en œuvre dans les délais.
• Assurer la gestion et mise à jour régulière du site internet du club (contenus, offres, …) et des réseaux sociaux (Facebook et Instagram). Les réseaux sociaux doivent être alimentés de manière coordonnée et proactive, et les campagnes ciblées doivent être entretenues.
• Créer des contenus :  visuels, brochures, vidéo et publication, ainsi que veiller à leur diffusion auprès des différents publics et points d’intérêt.
• Assurer la gestion des newsletters hebdomadaire et des communications aux membres, section « News » du site internet, ainsi que des résumés des évènements et compétitions.
• Assurer une étroite collaboration et mettre en place les actions de communication avec les partenaires, notamment Verbier Tourisme. Planifier et partage les activités communications.
• Apporter un soutien actif à la recherche de sponsors et de partenaires.

Compétitions & événements

• Participer à l’organisation des compétitions et évènements.
• Gérer les inscriptions, les listes de départ et les résultats des compétitions.
• Organiser le turn et la remise de prix en collaboration avec le Directeur et les sponsors.
• Assurer le rôle de starter et de scorer lors de tournois aux Esserts ou aux Moulins, ainsi que celui de marshal lors des compétitions, afin de veiller à leur bon déroulement.
• Prendre des photos lors des départs, et effectuer des tournus sur le parcours lors des compétitions afin de soutenir la création des contenus pour les réseaux sociaux.
• Préparer les documents et supports nécessaires et contribuer au bon déroulement des événements.

Pro Shop

·         Apporter un soutien au Pro-Shop : vente d’article, présentation des produits et maintien de la qualité de l’offre. Conseiller la clientèle.

·         Assurer la collaboration et relations entre le GCV et Golf Center.

Entretien des espaces

·         Assurer le rangement et le nettoyage des vestiaires, du secrétariat, du Pro-Shop et de la partie extérieure se trouvant devant le secrétariat.

Soutien opérationnel

·         Assurer le remplacement du Directeur et du caddie-master lors de leurs absences, congés ou pauses repas.

·         Conduire le bus navette, et assurer le rangement et la recharge des voiturettes devant le secrétariat.

·         Etre présent lors du contrôle des comptes et de l’assemblée générale du GCV.

Le présent cahier des charges est évolutif et peut être adapté selon les besoins du club et les décisions du comité.

Verbier, le …………………………………………

Pour le Golf Club de Verbier                                                        Le /la titulaire du poste

Le Président                                                                                                        Secrétaire administratif-ve, Marketing & Evénements

David Dumoulin                                                                                                   Nom et prénom :

…………………………………………                                                                            ………………………………………

                                                                                                                                Signature : …………………………………………

                                                                                                                                Lu et approuvé